TrackerSystem hecht veel waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Dat is voor ons niet vrijblijvend: onze dienst draait om locatie- en ritgegevens, en juist die gegevens vragen om heldere afspraken. In deze verklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
Deze verklaring geldt voor onze website trackersystem.nl en voor het klantenportaal op portal.trackersystem.nl. Laatst bijgewerkt op 10 augustus 2026.
Onze rol: verwerker of verwerkingsverantwoordelijke
Voor de gegevens die u zelf op onze website achterlaat — bijvoorbeeld via het contactformulier — is TrackerSystem verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen dan zelf waarvoor die gegevens worden gebruikt.
Voor de gegevens in het klantenportaal ligt dat anders. Onze zakelijke klanten bepalen zelf welke voertuigen, objecten of medewerkers zij volgen en met welk doel. Zij zijn daarmee verwerkingsverantwoordelijke; TrackerSystem is verwerker en verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van de klant. Wij leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst. Bent u werknemer en heeft u een vraag over de gegevens die uw werkgever van u verwerkt, neem dan contact op met uw werkgever — wij mogen die gegevens niet zelfstandig verstrekken of wissen.
Welke gegevens verwerken wij
Via onze website
- De gegevens die u zelf invult in het contactformulier: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en uw bericht.
- Geanonimiseerde bezoekstatistieken, zodat wij weten welke pagina’s worden gelezen en waar de website beter kan.
Via het klantenportaal
- Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en inloggegevens van portaalgebruikers.
- Object- en voertuiggegevens: kenteken of objectnaam, het IMEI-nummer van de tracker en technische kenmerken.
- Locatie- en ritgegevens: positie, tijdstip, snelheid, afgelegde afstand, start- en eindpunt van ritten en — indien de klant dat instelt — de aanduiding zakelijk of privé.
- Gebruiksgegevens: technische logbestanden van het portaal, nodig voor beveiliging en storingsonderzoek.
Waarvoor en op welke grondslag
Wij verwerken deze gegevens om onze dienst te leveren en te onderhouden: het tonen van locaties, het opbouwen van een rittenregistratie, het uitvoeren van support en het factureren van de dienst. De grondslag daarvoor is de uitvoering van de overeenkomst met onze klant. Daarnaast verwerken wij gegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting (zoals de fiscale bewaarplicht) en op basis van een gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van onze systemen. Voor de bezoekstatistieken op onze website verwerken wij uitsluitend geanonimiseerde gegevens.
Hoe lang bewaren wij gegevens
De bewaartermijn hangt af van waarvoor de dienst wordt gebruikt.
- Klanten met kilometerregistratie: wij bewaren de gegevens minimaal vijf jaar, zodat onze klanten aan hun fiscale bewaarplicht kunnen voldoen. Het eerste jaar bewaren wij alle gegevens; daarna alleen nog de ritgegevens die voor de rittenregistratie nodig zijn.
- Overige klanten: wij bewaren de gegevens maximaal twee jaar. Wilt u een kortere of langere termijn, dan passen wij die in overleg aan.
- Contactformulier: berichten bewaren wij zolang dat nodig is om uw vraag af te handelen en onze administratie te voeren.
Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens verwijderd. Beëindigt u de dienst, dan verwijderen wij de gegevens na afloop van de hierboven genoemde termijnen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren.
Waar staan uw gegevens
Uw gegevens staan op onze eigen servers in Nederland. Wij brengen ze niet onder bij een cloudpartij buiten de Europese Unie en verkopen ze nooit aan derden.
Wij delen gegevens alleen met anderen wanneer dat nodig is voor de dienst of wanneer de wet ons daartoe verplicht. Denk aan de telecomprovider die de dataverbinding van de tracker verzorgt, of aan onze accountant. Met partijen die namens ons gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen. Al het verkeer met de website en het portaal verloopt versleuteld via https. Toegang tot het portaal is persoonsgebonden en beveiligd met een wachtwoord; het portaal ondersteunt daarnaast inloggen met een passkey. De toegang tot onze servers is beperkt tot medewerkers die daar uit hoofde van hun functie bij moeten kunnen.
Cookies en bezoekstatistieken
Onze website gebruikt Google Analytics om bij te houden hoe de site wordt gebruikt. Wij hebben dat privacyvriendelijk ingericht: IP-adressen worden geanonimiseerd, wij gebruiken geen advertentiefuncties en wij koppelen de statistieken niet aan andere gegevens. De statistieken zijn voor ons niet herleidbaar tot personen. Bezoeken van ingelogde beheerders worden niet meegeteld.
Daarnaast plaatst het contactformulier op onze contactpagina een cookie van Google reCAPTCHA, dat spam tegenhoudt. Het klantenportaal gebruikt functionele cookies die nodig zijn om u ingelogd te houden. U kunt cookies altijd weigeren of verwijderen via de instellingen van uw browser; sommige onderdelen van het portaal werken dan niet meer.
Uw rechten
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking, ons vragen de verwerking te beperken of uw gegevens in een overdraagbaar formaat op te vragen. Stuur uw verzoek naar info@trackersystem.nl; wij reageren binnen vier weken. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen zich te identificeren.
Gaat uw verzoek over gegevens die wij in opdracht van uw werkgever of opdrachtgever verwerken, dan verwijzen wij u naar die organisatie. Zij bepaalt wat er met die gegevens gebeurt.
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contact
Heeft u een vraag over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met gegevens omgaan?
Ketelaar Techniek B.V.
handelend onder de naam TrackerSystem
Overmeerseweg 34
1394 BD Nederhorst den Berg
Telefoon: 0294 – 712052
E-mail: info@trackersystem.nl
KvK Gooi-, Eem- en Flevoland: 92512895
Btw-nummer: NL866081501B01
Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening verandert of wetgeving daarom vraagt. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.